Einführung digitale Eingangsrechnung

Unser Amt arbeitet mit verschiedenen Softwareanwendungen in unterschiedlichen Fachbereichen — weil das zentrale Rechnungswesen KFM nicht alle Geschäftsfälle in der erforderlichen Form abbilden kann. Das ist keine Besonderheit, die wir uns ausgesucht haben, sondern eine Realität, mit der wir pragmatisch umgehen.

Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns deshalb für eine dreigleisige Lösung entschieden:
Diamant — für die Einrichtungen, die wir in Diamant bearbeiten, ist die digitale Eingangsrechnung bereits eingerichtet und erprobt. Nach abschließender Klärung mit dem Anbieter kann sie zeitnah vollumfänglich ausgerollt werden.
RELion — für alles rund um Immobilien und Bau setzen wir auf das ERP-System, das wir 2025 eingeführt haben. Eine Anbindung über KFM hätte hier zu erheblichen Mehraufwänden und — schlimmer noch — zu einem realen Risiko geführt: Rechnungen, die nicht ankommen, liegen bleiben oder doppelt gezahlt werden. Das wollten wir unseren Gemeinden und uns selbst nicht zumuten. Der digitale Rechnungseingang in Relion wird für alle Liegenschaften in einem Zug ausgerollt — dazu folgt in Kürze eine Information per Mail.
KFM und Phoenix — für die Anbindung ans KFM nutzen wir Phoenix als Tool für den digitalen Rechnungseingang. Es wurde vom Konsistorium der Landeskirche angeschafft. Hier läuft aktuell noch die interne Testphase, denn das Tool ist komplex und wir wollen erst selbst ein gutes Gefühl dafür entwickeln, bevor wir es in die Fläche bringen. Der Rollout erfolgt dann Gemeinde für Gemeinde — mit jeweils gesonderter Information im Vorfeld.

Wir wissen, dass diese drei-geteilte Lösung auf den ersten Blick ungewöhnlich wirkt. Aber sie ist das Ergebnis einer vielschichtigen Analyse: Lieber einen durchdachten, sicheren Weg gehen — als einen vermeintlich einfacheren, der in der Praxis Probleme schafft.